Para registrar compras correctamente en SIP5 WEB y mantener tu inventario actualizado, sigue estos pasos detallados.
🛒 Acceder al módulo de compras
- Ve al menú principal y selecciona Compras.
- Haz clic en "Nueva Compra" o "Registrar Compra".
- Selecciona el tipo de compra: Contado o Crédito.
🏪 Información del proveedor
- Seleccionar proveedor: Elige de la lista de proveedores existentes.
- Nuevo proveedor: Créalo si no existe en el sistema.
- Datos fiscales: Verifica NIT y datos de facturación.
- Condiciones de pago: Especifica si es contado o crédito.
📄 Datos de la factura
- Número de factura: Ingresa el número exacto del documento.
- Serie: Si la factura tiene serie, inclúyela.
- Fecha de factura: Fecha que aparece en el documento.
- Fecha de recepción: Cuándo recibiste la mercadería.
💡 Consejos para datos de factura:
- Verifica que el número de factura no se repita.
- La fecha de factura debe coincidir con el documento original.
- Revisa que el NIT del proveedor sea correcto.
📦 Agregar productos
- Buscar producto: Usa el código o nombre del producto.
- Cantidad: Ingresa la cantidad exacta recibida.
- Costo unitario: Precio de compra sin IVA.
- Descuentos: Aplica descuentos si los hay.
- IVA: El sistema calcula automáticamente el impuesto.
🆕 Productos nuevos durante la compra
- Si un producto no existe, puedes crearlo directamente.
- Ingresa código, nombre y datos básicos.
- Establece precio de venta sugerido.
- Asigna categoría y proveedor.
⚠️ Importante para costos:
- Verifica que los costos incluyan fletes y gastos adicionales.
- Los precios deben estar sin IVA si tu empresa lo maneja así.
- Revisa que las cantidades coincidan con lo recibido físicamente.
💳 Formas de pago
- Efectivo: Pago inmediato en efectivo.
- Cheque: Registra número y fecha del cheque.
- Transferencia: Incluye datos de la transferencia.
- Crédito: Establece plazo y condiciones de pago.
📊 Revisión final
- Verifica que el total coincida con la factura original.
- Revisa que todos los productos estén incluidos.
- Confirma que las cantidades son correctas.
- Valida los datos del proveedor.
✅ Finalizar la compra
- Haz clic en "Guardar Compra" o "Registrar".
- El sistema actualizará automáticamente el inventario.
- Se generará un comprobante de recepción.
- Los costos se actualizarán en los productos.
📋 Después del registro
- Comprobante: Imprime el comprobante de recepción.
- Archivo: Adjunta la factura original al registro.
- Inventario: Verifica que las existencias se actualizaron.
- Cuentas por pagar: Si es crédito, programa el pago.
✏️ Modificar compras
- Las compras pueden modificarse antes de ser procesadas.
- Busca la compra en el listado.
- Haz clic en editar y realiza los cambios.
- Guarda los cambios para actualizar el registro.