La gestión de cuentas de proveedores te permite controlar las compras a crédito, administrar pagos y mantener relaciones comerciales saludables con tus proveedores.
🏭 ¿Qué son las cuentas de proveedores?
Sistema que registra y controla:
- Compras realizadas a crédito
- Saldos pendientes de pago a proveedores
- Historial de pagos realizados
- Condiciones comerciales negociadas
- Fechas de vencimiento de facturas
🔍 Acceder a cuentas de proveedores
- Ve al menú Proveedores o Cuentas por Pagar.
- Selecciona Cuentas de Proveedores.
- También puede estar en Compras → Cuentas por Pagar.
⚙️ Configurar proveedor para crédito
📝 Datos del proveedor
- Registro completo del proveedor
- Datos fiscales correctos (NIT, dirección)
- Información de contacto actualizada
- Referencias bancarias y comerciales
💳 Condiciones comerciales
- Días de crédito: Plazo otorgado por el proveedor (30, 60, 90 días)
- Descuentos por pronto pago: Si aplican descuentos
- Forma de pago preferida: Efectivo, cheque, transferencia
- Día de pago: Si tiene días específicos de pago
💡 Negociación con proveedores:
- Negocia mejores plazos según tu flujo de caja
- Aprovecha descuentos por pronto pago cuando convenga
- Mantén buenas relaciones para futuras negociaciones
- Documenta todas las condiciones acordadas
🛒 Registrar compra a crédito
- Al registrar la compra, selecciona Crédito como forma de pago
- El sistema calculará automáticamente la fecha de vencimiento
- La factura se agregará a las cuentas por pagar
- Se actualizará el saldo del proveedor
📊 Consultar estado de cuentas
🏢 Por proveedor individual
- Busca el proveedor en la lista
- Haz clic en Ver Estado de Cuenta
- Revisa facturas pendientes y vencimientos
- Analiza el historial de pagos
📋 Información detallada
- Saldo actual: Total adeudado al proveedor
- Facturas pendientes: Documentos sin pagar
- Facturas vencidas: Con fecha de pago vencida
- Próximos vencimientos: Facturas por pagar pronto
- Historial de pagos: Pagos realizados anteriormente
- Condiciones comerciales: Plazos y descuentos
💸 Programar y realizar pagos
📅 Programación de pagos
- Ve a Cuentas por Pagar → Programar Pagos
- Revisa las facturas próximas a vencer
- Prioriza pagos según disponibilidad de efectivo
- Considera descuentos por pronto pago
💵 Registrar pago
- Selecciona Registrar Pago a Proveedor
- Elige el proveedor al que vas a pagar
- Selecciona las facturas que estás pagando
- Ingresa el monto del pago
- Elige la forma de pago (efectivo, cheque, transferencia)
- Registra número de cheque o referencia de transferencia
- Guarda el registro del pago
⚠️ Control de pagos:
- Solicita siempre recibos de pago del proveedor
- Guarda comprobantes de transferencias
- Archiva cheques cobrados como respaldo
- Verifica que los pagos se reflejen en estados de cuenta
📈 Reportes de cuentas por pagar
📊 Reportes de saldos
- Saldos por proveedor: Lista de todos los proveedores con saldo
- Antigüedad de saldos: Facturas por días de vencimiento
- Proyección de pagos: Flujo de pagos futuros
- Análisis de proveedores: Volúmenes de compra y pago
💰 Reportes de flujo de caja
- Pagos programados: Próximos pagos por realizar
- Facturas vencidas: Pagos atrasados
- Historial de pagos: Pagos realizados en un período
- Descuentos obtenidos: Ahorros por pronto pago
⏰ Gestión de vencimientos
📅 Seguimiento diario
- Revisa diariamente facturas próximas a vencer
- Programa pagos según disponibilidad de efectivo
- Contacta proveedores para negociar extensiones si es necesario
- Aprovecha descuentos por pronto pago cuando convenga
🚨 Alertas automáticas
- Configura alertas 5 días antes del vencimiento
- Recibe notificaciones de facturas vencidas
- Set recordatorios para aprovechar descuentos
- Programa revisiones semanales de vencimientos
🤝 Negociación con proveedores
💪 Estrategias de negociación
- Volumen de compra: Negocia mejores condiciones por mayor volumen
- Historial de pago: Usa tu buen historial para obtener mejores términos
- Pago puntual: Mantén pagos al día para preservar relaciones
- Comunicación: Informa con anticipación si habrá retrasos
📋 Documentar acuerdos
- Registra todos los acuerdos comerciales en el sistema
- Mantén copia de contratos y condiciones especiales
- Actualiza condiciones cuando cambien
- Comunica cambios al equipo de compras
📊 Análisis financiero
🔍 Indicadores clave
- Días promedio de pago: Tu velocidad de pago promedio
- Rotación de proveedores: Frecuencia de pago
- Descuentos aprovechados: Ahorros por pronto pago
- Concentración de proveedores: Dependencia de proveedores clave
💡 Optimización
- Aprovecha descuentos cuando el costo de oportunidad lo justifique
- Negocia mejores plazos para mejorar flujo de caja
- Diversifica proveedores para reducir riesgos
- Mantén relaciones estratégicas con proveedores clave
📋 Mejores prácticas
- Mantén un calendario de pagos actualizado
- Aprovecha descuentos por pronto pago cuando sea rentable
- Comunica con anticipación cualquier problema de pago
- Negocia condiciones favorables basadas en tu historial
- Mantén registros detallados de todos los acuerdos
- Revisa periódicamente las condiciones comerciales