Configurar correctamente las formas de pago es esencial para facilitar las transacciones y llevar un control preciso de los ingresos y métodos de cobro utilizados.
💳 ¿Qué son las formas de pago?
Son los diferentes métodos que acepta tu negocio para recibir pagos:
- Efectivo
- Tarjetas de crédito y débito
- Cheques
- Transferencias bancarias
- Pagos móviles (billeteras digitales)
- Crédito (ventas a plazo)
⚙️ Configurar formas de pago
🔧 Acceso a configuración
- Ve al menú Configuración o Administración
- Busca Formas de Pago
- También puede estar en Catálogos → Formas de Pago
➕ Crear nueva forma de pago
- Haz clic en Nueva Forma de Pago
- Código: Identificador único (ej: EFE, TC, CHE)
- Nombre: Descripción clara (ej: Efectivo, Tarjeta Crédito)
- Tipo: Categoría de la forma de pago
- Estado: Activo o inactivo
💡 Códigos recomendados:
- EFE - Efectivo
- TC - Tarjeta de Crédito
- TD - Tarjeta de Débito
- CHE - Cheque
- TRA - Transferencia
- CRE - Crédito
💰 Configuración por tipo de pago
💵 Efectivo
- Configuración: Forma de pago más simple
- Cambio: Habilitar cálculo automático de cambio
- Caja chica: Vincular con control de caja
- Denominaciones: Configurar billetes y monedas disponibles
💳 Tarjetas de crédito/débito
- Comisiones: Porcentaje que cobra el banco
- Días de depósito: Cuándo se acredita el dinero
- POS: Vincular con terminal punto de venta
- Tipos de tarjeta: Visa, MasterCard, American Express
- Cuotas: Si acepta pagos diferidos
📝 Cheques
- Días de compensación: Tiempo para que se haga efectivo
- Comisiones: Costos bancarios por depósito
- Validaciones: Verificar fecha, firma, fondos
- Postdatados: Si acepta cheques a fecha futura
🏦 Transferencias
- Cuentas bancarias: Vincular con cuentas de la empresa
- Referencia: Solicitar número de transacción
- Verificación: Confirmar recepción antes de entregar
- Comisiones: Costos bancarios si aplican
⚠️ Importante para transferencias:
- Siempre verifica la recepción antes de entregar productos
- Solicita comprobante de la transferencia
- Confirma que el monto coincida exactamente
- Registra la referencia bancaria en el sistema
🛒 Configuración en ventas
⚡ Proceso de venta
- Al finalizar la venta, aparecen las formas de pago disponibles
- El cajero selecciona el método utilizado por el cliente
- El sistema registra automáticamente en los reportes
- Se actualiza el control de caja según la forma de pago
🔄 Pagos mixtos
- Permite combinar múltiples formas de pago en una venta
- Ejemplo: Parte en efectivo + parte con tarjeta
- El sistema calcula automáticamente los montos
- Útil para ventas de montos altos
📊 Control y reportes
📈 Reportes por forma de pago
- Ventas por forma de pago: Distribución de métodos usados
- Comisiones: Costos por tarjetas y otros métodos
- Arqueo por método: Control de efectivo vs otros métodos
- Análisis de preferencias: Qué prefieren tus clientes
💹 Análisis financiero
- Flujo de efectivo: Qué métodos dan liquidez inmediata
- Costos por método: Comisiones y gastos asociados
- Velocidad de cobro: Qué tan rápido se hacen efectivos
- Riesgos: Cheques devueltos, contracargos de tarjetas
📱 Formas de pago modernas
💳 Pagos móviles
- QR codes: Para transferencias inmediatas
- Apps bancarias: Integración con billeteras digitales
- NFC: Pagos por aproximación
- Criptomonedas: Si es legal en tu región
🌐 Pagos en línea
- PayPal: Para ventas internacionales
- Pasarelas de pago: Procesadores locales
- Suscripciones: Para servicios recurrentes
- Marketplace: Integración con plataformas de venta
🔒 Seguridad en formas de pago
🛡️ Medidas de seguridad
- Validación de tarjetas: Verificar chip y PIN
- Límites diarios: Máximos por forma de pago
- Autorizaciones: Para montos altos
- Conciliación diaria: Verificar todos los métodos
📋 Políticas recomendadas
- Establecer límites máximos para cada forma de pago
- Capacitar al personal en verificación de documentos
- Mantener registros detallados de todas las transacciones
- Revisar periódicamente las comisiones bancarias
⚙️ Configuraciones avanzadas
🎯 Por tipo de cliente
- Clientes VIP: Métodos especiales o descuentos
- Mayoristas: Crédito extendido
- Nuevos clientes: Solo efectivo o tarjeta
📦 Por tipo de producto
- Productos costosos: Verificaciones adicionales
- Servicios: Pagos parciales o diferidos
- Productos digitales: Solo pagos inmediatos
📊 Mejores prácticas
- Ofrece múltiples opciones para comodidad del cliente
- Calcula y considera los costos de cada método
- Capacita al personal en el uso de cada forma de pago
- Mantén actualizadas las configuraciones bancarias
- Revisa periódicamente la efectividad de cada método
- Comunica claramente qué formas de pago aceptas