El registro correcto de gastos es fundamental para el control financiero, análisis de costos y cumplimiento fiscal de tu empresa.
💰 ¿Qué son los gastos?
Son todas las erogaciones que realiza la empresa para su operación:
- Gastos operativos (luz, agua, teléfono)
- Salarios y prestaciones
- Alquileres y arrendamientos
- Material de oficina
- Gastos de venta y marketing
- Mantenimiento y reparaciones
- Servicios profesionales
📝 Acceder al módulo de gastos
- Ve al menú Gastos o Egresos
- Selecciona Registrar Gasto o Nuevo Gasto
- También puede estar en Contabilidad → Gastos
🏷️ Categorías de gastos
📊 Configurar categorías
- Ve a Catálogos → Categorías de Gastos
- Crea categorías según tu tipo de negocio
- Asigna códigos contables a cada categoría
- Define si son deducibles fiscalmente
📋 Ejemplos de categorías
- Servicios básicos: Electricidad, agua, teléfono, internet
- Personal: Salarios, prestaciones, capacitación
- Operativos: Material de oficina, limpieza, seguridad
- Ventas: Publicidad, comisiones, promociones
- Administrativos: Contabilidad, legal, auditorías
- Mantenimiento: Equipos, vehículos, instalaciones
💡 Organización de categorías:
- Usa categorías específicas pero no demasiado detalladas
- Agrupa gastos similares para facilitar análisis
- Considera la clasificación fiscal para deducibilidad
- Revisa y ajusta categorías periódicamente
📋 Registrar un gasto
📄 Información básica
- Fecha: Cuándo se realizó el gasto
- Proveedor: A quién se le pagó (crear si no existe)
- Concepto: Descripción clara del gasto
- Categoría: Tipo de gasto
- Monto: Cantidad pagada
🧾 Documentos fiscales
- Tipo de documento: Factura, recibo, comprobante
- Número de factura: Correlativo del documento
- Serie: Serie fiscal si aplica
- NIT del proveedor: Para facturación electrónica
- IVA: Si el gasto incluye impuesto deducible
💳 Forma de pago
- Efectivo: Pago inmediato en efectivo
- Cheque: Registra número y fecha del cheque
- Transferencia: Incluye referencia bancaria
- Tarjeta de crédito: Si se paga con tarjeta empresarial
- A crédito: Si se pagará posteriormente
⚠️ Respaldo documental:
- Siempre solicita y conserva la factura o recibo original
- Verifica que los datos fiscales estén correctos
- Archiva físicamente los documentos de respaldo
- Digitaliza documentos importantes para respaldo
🏦 Gastos desde caja chica
💵 Manejo de caja chica
- Establece un fondo fijo para gastos menores
- Define límites máximos por gasto individual
- Asigna responsables de la caja chica
- Requiere comprobantes para todos los gastos
📊 Registro de gastos menores
- Ve a Caja Chica → Registrar Gasto
- Selecciona la categoría del gasto
- Ingresa el monto y concepto
- Adjunta el comprobante físico
- El sistema descontará automáticamente del fondo
📊 Aprobaciones y controles
✅ Flujo de aprobación
- Gastos menores: Aprobación automática hasta cierto monto
- Gastos medianos: Requieren aprobación del supervisor
- Gastos mayores: Aprobación gerencial o junta directiva
- Gastos especiales: Procedimiento específico de autorización
🔍 Controles internos
- Verificación de presupuesto disponible
- Validación de documentos fiscales
- Aprobación según límites establecidos
- Revisión periódica de gastos por categoría
📈 Reportes de gastos
📊 Reportes básicos
- Gastos por período: Total de gastos en fechas específicas
- Gastos por categoría: Distribución por tipo de gasto
- Gastos por proveedor: A quién le pagamos más
- Comparativo mensual: Tendencias de gastos
💹 Análisis financiero
- Presupuesto vs real: Cumplimiento del presupuesto
- Gastos como % de ventas: Eficiencia operativa
- Gastos fijos vs variables: Estructura de costos
- Proyecciones: Estimaciones de gastos futuros
📋 Gastos recurrentes
🔄 Automatización
- Servicios básicos: Programar gastos mensuales
- Salarios: Registros automáticos de nómina
- Alquileres: Gastos fijos mensuales
- Seguros: Gastos anuales programados
⏰ Configurar recordatorios
- Alertas para gastos próximos a vencer
- Recordatorios de pagos recurrentes
- Notificaciones de límites presupuestarios
- Avisos de vencimiento de contratos
🏛️ Consideraciones fiscales
📄 Deducibilidad fiscal
- Gastos deducibles: Relacionados con la actividad empresarial
- Comprobantes fiscales: Facturas con requisitos legales
- Límites legales: Máximos deducibles por ley
- Documentación: Respaldo completo para auditorías
🔍 Auditorías y revisiones
- Mantén organizados todos los comprobantes
- Clasifica gastos según normativa fiscal
- Prepara resúmenes mensuales y anuales
- Revisa periódicamente con tu contador
💡 Mejores prácticas
- Registra inmediatamente: No acumules gastos por registrar
- Conserva respaldos: Archiva todos los comprobantes
- Categoriza correctamente: Facilita análisis posterior
- Establece controles: Límites y aprobaciones claras
- Revisa regularmente: Analiza tendencias y oportunidades
- Capacita al personal: En procedimientos y políticas
🔧 Solución de problemas comunes
- Gastos sin comprobante: Política estricta de no registro
- Duplicados: Verificar antes de registrar
- Categorización incorrecta: Revisión periódica de clasificaciones
- Presupuesto excedido: Alertas automáticas y controles