Los libros de ventas y compras son reportes fiscales fundamentales para el cumplimiento tributario. Aquí te explicamos cómo generarlos y consultarlos.
📚 ¿Qué son los libros de ventas y compras?
Son registros contables obligatorios que detallan:
- Libro de Ventas: Todas las facturas emitidas y ingresos
- Libro de Compras: Todas las facturas recibidas y gastos
- Base para declaraciones de IVA
- Respaldo para auditorías fiscales
📊 Acceder a los libros
- Ve al menú Reportes o Contabilidad.
- Busca Libro de Ventas o Libro de Compras.
- También pueden estar en Reportes Fiscales.
📅 Configurar período de consulta
- Fecha inicial: Primer día del período a consultar.
- Fecha final: Último día del período.
- Período mensual: Más común para declaraciones.
- Período anual: Para reportes anuales.
💡 Períodos recomendados:
- Mensual: Para declaraciones de IVA.
- Trimestral: Para algunas presentaciones fiscales.
- Anual: Para cierres contables y auditorías.
📋 Libro de Ventas
📄 Información que incluye
- Fecha de emisión: Cuándo se emitió la factura.
- Número de factura: Correlativo del documento.
- Serie: Serie autorizada por SAT.
- Cliente: NIT y nombre del cliente.
- Monto total: Valor total facturado.
- IVA cobrado: Impuesto al valor agregado.
- Monto neto: Total sin IVA.
🔍 Filtros adicionales
- Por cliente: Ventas a un cliente específico.
- Por vendedor: Ventas por empleado.
- Por sucursal: Ventas por ubicación.
- Tipo de documento: Facturas, recibos, notas de crédito.
📋 Libro de Compras
📄 Información que incluye
- Fecha de compra: Cuándo se registró la compra.
- Número de factura: Correlativo del proveedor.
- Proveedor: NIT y nombre del proveedor.
- Monto total: Valor total de la compra.
- IVA pagado: Impuesto deducible.
- Monto neto: Total sin IVA.
⚠️ Importante para auditorías:
- Verifica que no haya saltos en la numeración.
- Todos los documentos deben tener respaldo físico.
- Los montos deben coincidir con las declaraciones.
📊 Totales y resúmenes
💰 Totales del período
- Total ventas: Suma de todas las ventas.
- Total IVA cobrado: IVA total en ventas.
- Total compras: Suma de todas las compras.
- Total IVA pagado: IVA total en compras.
- Diferencia de IVA: IVA a pagar o a favor.
📈 Análisis estadístico
- Promedio diario: Ventas/compras promedio por día.
- Día de mayor actividad: Fecha con más transacciones.
- Comparativo mensual: vs. períodos anteriores.
📄 Formatos de exportación
- PDF: Para presentación oficial.
- Excel: Para análisis detallado.
- XML: Para presentación electrónica a SAT.
- Texto: Para importar a otros sistemas.
🏛️ Uso fiscal
📋 Declaraciones mensuales
- Usa los totales para llenar formularios de IVA.
- Calcula la diferencia entre IVA cobrado y pagado.
- Verifica que los períodos coincidan con los declarados.
🔍 Preparación para auditorías
- Mantén respaldos físicos de todas las facturas.
- Organiza por fechas y correlativos.
- Verifica que no haya documentos anulados sin justificación.
- Ten disponibles los libros de períodos anteriores.
✅ Verificaciones recomendadas
- Correlativos: Sin saltos en la numeración.
- Fechas: Dentro del período fiscal correcto.
- NITs: Correctos y validados.
- Montos: Coincidentes con documentos físicos.
- Anulaciones: Debidamente registradas y justificadas.
🔧 Solución de problemas
- Falta información: Verifica que todas las ventas/compras estén registradas.
- Montos incorrectos: Revisa la configuración de impuestos.
- Fechas erróneas: Confirma que las transacciones estén en el período correcto.
- No genera reporte: Verifica permisos de usuario.
📅 Mejores prácticas
- Genera los libros mensualmente.
- Revisa y concilia antes de declarar.
- Mantén respaldos seguros.
- Capacita al personal en el uso correcto.