Los pedidos permiten gestionar solicitudes de clientes, controlar entregas, y planificar el inventario de manera eficiente antes de convertirse en ventas.
📋 ¿Qué son los pedidos?
Un pedido es una solicitud formal de productos que:
- Registra la intención de compra del cliente
- Reserva productos para entrega futura
- Permite planificar compras y producción
- Se convierte en venta al momento de entrega
- Facilita el control de compromisos comerciales
🔍 Acceder al módulo de pedidos
- Ve al menú Ventas o Pedidos
- Selecciona Nuevo Pedido o Gestión de Pedidos
- También puede estar en CRM → Pedidos
📝 Crear un nuevo pedido
👤 Información del cliente
- Cliente: Seleccionar cliente existente o crear nuevo
- Contacto: Persona que realiza el pedido
- Teléfono: Para coordinar entrega
- Dirección de entrega: Dónde se enviará el pedido
📅 Datos del pedido
- Fecha del pedido: Cuándo se tomó el pedido
- Fecha de entrega: Cuándo se debe entregar
- Vendedor: Responsable del pedido
- Prioridad: Normal, urgente, alta prioridad
- Observaciones: Notas especiales del cliente
💡 Consejos para tomar pedidos:
- Confirma disponibilidad antes de prometer fechas
- Registra todas las especificaciones del cliente
- Calcula tiempos de entrega realistas
- Documenta condiciones especiales acordadas
🛒 Agregar productos al pedido
- Buscar producto: Por código o nombre
- Cantidad: Cantidad solicitada por el cliente
- Precio: Precio acordado (puede ser especial)
- Descuentos: Descuentos aplicables
- Fecha de entrega: Si es diferente por producto
- Observaciones: Especificaciones del producto
📊 Estados del pedido
🔄 Ciclo de vida
- Pendiente: Recién creado, esperando procesamiento
- Confirmado: Cliente ha confirmado el pedido
- En proceso: Se está preparando el pedido
- Listo: Pedido preparado, esperando entrega
- Entregado: Pedido entregado al cliente
- Facturado: Se ha generado la factura
- Cancelado: Pedido cancelado por cualquier motivo
⏭️ Cambio de estados
- Selecciona el pedido en la lista
- Haz clic en Cambiar Estado
- Elige el nuevo estado apropiado
- Agrega comentarios sobre el cambio
- Notifica al cliente si es necesario
📦 Gestión de entregas
📅 Programar entregas
- Ve a Pedidos → Programar Entregas
- Filtra por fecha de entrega
- Agrupa pedidos por ruta o zona
- Asigna vehículo y conductor
- Imprime guías de entrega
🚚 Control de entregas
- Guía de remisión: Documento para el transporte
- Lista de empaque: Productos incluidos
- Confirmación de entrega: Firma del cliente
- Registro de hora: Cuándo se entregó
⚠️ Control de entregas:
- Verifica que todos los productos estén incluidos
- Confirma dirección de entrega antes de salir
- Lleva contacto del cliente para coordinación
- Registra cualquier novedad durante la entrega
💰 Facturación de pedidos
🧾 Convertir a venta
- Selecciona el pedido entregado
- Haz clic en Facturar Pedido
- Verifica datos del cliente y productos
- Aplica forma de pago acordada
- Genera la factura correspondiente
📋 Facturación parcial
- Si se entrega parcialmente, selecciona productos entregados
- Factura solo lo entregado
- El resto queda pendiente en el pedido
- Repite proceso cuando se complete la entrega
📊 Reportes de pedidos
📈 Reportes operativos
- Pedidos pendientes: Qué falta por entregar
- Entregas del día: Programación diaria
- Pedidos por vendedor: Rendimiento del equipo
- Análisis de tiempos: Cumplimiento de fechas
💹 Reportes comerciales
- Volumen de pedidos: Tendencias de demanda
- Pedidos por cliente: Principales compradores
- Productos más pedidos: Análisis de demanda
- Conversión pedido-venta: Efectividad del proceso
🔄 Modificar pedidos
✏️ Cambios permitidos
- Antes de confirmar: Cualquier cambio
- Confirmado: Cambios menores con autorización
- En proceso: Solo cambios urgentes
- Listo/Entregado: No se pueden modificar
📝 Proceso de modificación
- Contacta al cliente para confirmar cambios
- Verifica disponibilidad de nuevos productos
- Actualiza fechas si es necesario
- Documenta razón del cambio
- Notifica a producción/bodega si aplica
❌ Cancelar pedidos
- Por cliente: Cliente ya no requiere el pedido
- Por disponibilidad: No hay stock suficiente
- Por incumplimiento: Cliente no cumple condiciones
- Por empresa: Problemas operativos internos
📱 Notificaciones automáticas
- Confirmación: Pedido recibido correctamente
- Preparación: Pedido en proceso
- Listo para entrega: Pedido preparado
- En camino: Pedido despachado
- Entregado: Confirmación de entrega
📋 Mejores prácticas
- Confirma disponibilidad: Antes de prometer fechas
- Comunícate constantemente: Mantén informado al cliente
- Documenta todo: Especificaciones y acuerdos
- Cumple fechas: Respeta los tiempos prometidos
- Sigue el proceso: Actualiza estados correctamente
- Registra novidades: Problemas o cambios durante el proceso